VIM, Vendor Invoice Management : de quoi s’agit-il et quels sont ses avantages

Qu’est-ce que VIM

VIM est une extension de SAP offerte par OpenText. Ce produit est donc installé dans SAP et s’intègre à tous les modules présents.
VIM permet de recevoir des factures passives, afin qu’une sorte de pré-capture de l’écriture comptable puisse être réalisée pour aider l’utilisateur à effectuer l’enregistrement effectif.
Vendor Invoice Management by OpenText va cependant beaucoup plus loin, et d’autres processus peuvent en effet être activés, notamment la réception et la gestion des bons de livraison, des commandes clients, des confirmations de commande, des avis de paiement et autres.

Quels sont les avantages de VIM

Dans cet article, nous allons présenter plus particulièrement le processus de réception et de comptabilisation des factures. Les responsables des différents services sont concernés par VIM, de la comptabilité fournisseurs au personnel de l’entrepôt. Ce système permet en effet de les orienter vers un tableau de bord unique. Cela accélère ainsi les temps de communication et de résolution de tout problème éventuel lié à la comptabilisation des factures.
VIM permet de compiler automatiquement les données comptables de manière à réduire au maximum les erreurs humaines, ce qui renforce la confiance des fournisseurs qui n’auront plus de problèmes de retard de paiement.

Tout cela conduit donc à une réduction des délais comptables, avec la possibilité d’automatiser le processus en évitant ainsi l’intervention de l’utilisateur : l’enregistrement se fera alors automatiquement par l’intermédiaire du système.
VIM permet également d’activer un flux d’approbation, tant avant qu’après l’enregistrement de la facture.

Pourquoi choisir Vendor Invoice Management

Comme cela a été mentionné précédemment, Vendor Invoice Management permet de réduire les délais comptables en automatisant, dans la mesure du possible, l’enregistrement même des factures.
Pour pouvoir réaliser ce processus, en fonction des exigences du client, Ccelera est en mesure de proposer une lecture personnalisée des quittances, notamment celles au format électronique, afin que les données comptables puissent être automatiquement complétées, tant au niveau de la commande qu’en dehors de celle-ci.

Les informations que nous pouvons extraire du fichier XML sont, par exemple Bollo, CONAI, CIG, CUP. Mais nous pouvons également lire des informations provenant d’autres fichiers liés à la facture, tels que DURC, ID SDI, date de réception SDI.

Nous pouvons gérer l’enregistrement automatique de factures de différents types, comme l’énergie, le transport, les frais de carburant et les services publics.
Dans le cas où l’automatisme ne serait pas possible pour des raisons comptables, le système est capable de détecter l’erreur en gérant certains contrôles.

Par exemple, pour faciliter la comptabilité des fournisseurs dans les cas liés aux commandes, Ccelera est en mesure d’offrir un contrôle ponctuel des divergences entre les entrées de marchandises et ce qui est reporté sur les factures. De cette manière, les cas de non-enregistrement sont isolés plus rapidement, ce qui améliore la participation du service des achats et accélère le temps nécessaire à la résolution du problème.

Ccelera est également en mesure de gérer les localisations spécifiques à chaque pays, telles que la gestion de PA (administration publique) en Italie, le suivi électronique, tant européen que non européen, la Nota Fiscal brésilienne, le système de facturation Fapiao avec l’intégration du portail Golden Tax System.
Enfin, Ccelera est en mesure de gérer le flux d’approbation avant et / ou après l’enregistrement de la facture, en adaptant le diagramme de flux de travail aux besoins du client, sans rester bloqués dans une configuration linéaire.

Caractéristiques et fonctionnement

Les étapes du processus de VIM sont basées sur des macro-flux :

• Création du document VIM
• Adressage du document dans un flux donné
• Finalisation des données
• Enregistrement de la facture

La création du document VIM comprend la phase initiale de réception et de lecture de la facture, puis le remplissage des données minimales nécessaires à la comptabilisation de la facture.
La phase de détermination du flux indique le type d’enregistrement à effectuer.

La solution VIM de base met en place trois flux principaux :

• Factures avec commande. Donc préparées pour les écritures comptables par rapport au bon de commande ;
• Factures sans commande. Donc qui ne prévoient pas d’écritures comptables par rapport au bon de commande ;
• Factures anticipées.

La troisième phase, celle de finalisation des données, prévoit la participation des utilisateurs, car le système signale tout « problème » qui ne peut être résolu que par l’utilisateur lui-même.
Ces problèmes sont appelés « Exceptions ». Pour chaque exception, un service spécifique sera concerné en fonction du type d’erreur qui se produira.

Par exemple, en cas d’incohérences dans le bon de commande, le service des achats pourra être directement concerné.
Dans VIM, ces services sont représentés par les Rôles VIM.
Le système propose jusqu’à 110 exceptions préconfigurées, qui peuvent être activées et modifiées en fonction des besoins de l’entreprise.

Il existe 52 rôles, qui peuvent également être activés et modifiés en fonction de vos préférences.
Une fois tous les problèmes résolus, il sera possible de passer à la quatrième et dernière étape : l’enregistrement de la facture.

Intégration avec d’autres systèmes

Afin de permettre la réception des factures passives, la norme VIM permet l’intégration via :

• la version complète de SAP eDocument ;
• l’utilisation d’IDOCs reçus sur SAP à partir d’ARIBA.

Afin de pouvoir lire les factures passives au format PDF, il est possible d’utiliser l’OCR proposé par OpenText : le Business Center Capture.
Il est également possible d’adapter VIM en fonction de solutions qui ne seraient pas totalement standard.

Conclusions

SAP Invoice Management by Opentext est un outil utile qui facilite l’utilisateur dans la vérification des factures grâce à sa capacité d’adaptation au client. Plus le système sera aidé à lire les données présentes, plus l’enregistrement automatique des factures sera performant.

Enfin, il convient de souligner que le VIM ne gère pas seulement la facturation électronique italienne, mais qu’il fournit également une configuration standard de nombreux suivis électroniques et couvre de nombreux cas d’utilisation et différents pays. Comme par exemple : Allemagne, Serbie, Croatie, Inde, etc. Dans le cas où la norme ne serait pas suffisante, Ccelera est en mesure de modifier le système de manière à ce qu’il puisse répondre à différents cas de figure.

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