Extended Document Management: la gestione documentale integrata di SAP

Le aziende che trattano i dati dei propri clienti necessitano di un sistema di archiviazione documentale che risponda alle necessità normative oltre che operative. Un sistema di gestione documentale aiuta l’organizzazione a gestire, integrare, proteggere, conservare, distribuire i contenuti non strutturati e i dati strutturati in maniera intelligente ed estesa tra i vari processi aziendali.

Per la complessità che la gestione documentale richiede non è sempre facile trovare sul mercato un’applicazione di Content Management completamente integrata con una soluzione CRM. 

Per questo motivo Ccelera ha creato Extended Document Repository, l’unica soluzione che permette di raccogliere tutti i documenti dei principali processi CRM in modo organizzato e aderente ai processi peculiari del business.  

“Extended Document Repository è costruito e progettato come un’applicazione web sulla piattaforma tecnologica SAP Business, che può funzionare in modalità stand-alone o attraverso un mashup html integrato al Sales Cloud” – Mattia Bertolin, Project Accelerator.
  

Principali funzionalità e caratteristiche

Grazie alle principali caratteristiche è possibile ottenere percorsi di navigazione e di ricerca intuitivi tra le cartelle, sottocartelle e file, oltre che avere alla portata di mano tutte le funzionalità per gestirli, tra cui: 

• la creazione di cartelle (senza limiti sul numero di livelli) in modalità manuale e automatica;
• Il caricamento dei documenti, tramite pulsante o trascinamento; 
• Il download di documenti; 
• la rinominazione di cartelle e file;  
• il meccanismo di ordinamento e ricerca tramite tag o dati di indice; 
• la profilazione e autorizzazione degli utenti (single sign on). 

 
Gli scenari applicativi della gestione documentale del CRM con SAP 

Sono molti gli scenari applicativi in cui è possibile sfruttare l’archivio documentale esteso di Ccelera, per citarne alcuni: 

• la documentazione di gara  
• le stime e la documentazione tecnica per trattative commerciali  
• la documentazione tecnica prodotta dall’ufficio R&D  
• il prospetto di qualificazione per l’ufficio legale  
• la raccolta di sondaggi  
• la base di conoscenza per il servizio clienti  
• la documentazione di formazione per gli utenti del servizio vendite e assistenza  

I vantaggi del repository documentale esteso

I vantaggi sono innumerevoli, ad esempio grazie al repository documentale esteso è possibile: 

• ridurre i tempi di accesso ai documenti utili per la forza vendita e l’assistenza clienti; 
• migliorare l’esperienza dell’utente nella consultazione dei documenti;  
• fornire un unico punto di accesso per la consultazione dei documenti aziendali;  
• ridurre i costi annuali dell’IT grazie a un unico sistema di gestione dei contenuti; 
• condividere i documenti in modo sicuro e con il giusto accesso con tutti gli stakeholder del CRM;  
• aumentare la collaborazione tra i diversi uffici. 

Le versioni per la gestione documentale con SAP 

→ Soluzione completa SAP integrata con il servizio di gestione documentale SAP BTP:
in questo scenario l’intero landscape viene realizzato su soluzioni SAP, l’applicazione utilizza il servizio documentale disponibile su Business Technology Platform per la gestione dei contenuti. 

→ Soluzione esterna integrata con sistemi di gestione dei contenuti di terze parti: in questo scenario integriamo l’Extended Repository di Ccelera con documentali di terze parti, la soluzione fungerà quindi da layer di visualizzazione, e tramite integrazione diretta gestirà i contenuti depositati su un altro documentale. 

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