Gewiss

CHALLENGE

All’interno dell’azienda, i viaggi venivano precedentemente gestiti tramite la segreteria, attraverso scambi di mail e referenti diretti che organizzavano gli spostamenti in sinergia con l’agenzia viaggi.

Nell’avviare il processo di implementazione è stato necessario avere chiara visione degli step tecnici ed organizzativi per connettere i vari partner e i referenti con i team Finance ed HR, senza escludere il team IT dell’azienda, il cui apporto è stato fondamentale per organizzare le integrazioni necessarie.

SOLUTION

Affidarsi a SAP Concur si è rivelata l’opzione più solida per garantire un prodotto integrato e completo, che permettesse una collaborazione diretta con i team interni e con i partner, quali agenzie viaggi ed emittenti di carte di credito, oltre che l’integrazione con i sistemi contabili operanti di SAP.
CONCUR è una soluzione che richiede la collaborazione del dipendente che gestisce in autonomia il ciclo di attività legate alla trasferta, beneficiando dei vantaggi implementati e diventando il promotore del cambiamento. La digitalizzazione ha evitato la trasmissione e lo spostamento fisico dei documenti cartacei e l’archiviazione digitalizzata della documentazione ne ha consento il mantenimento e il facile reperimento in caso di verifiche del fisco. L’attenta classificazione preventiva delle voci di costo nell’implementazione di Concur e la strutturazione di idonee statistiche hanno permesso al management di tenere sotto controllo le spese e di poter prendere le opportune decisioni basandosi sui dati restituiti dalla piattaforma.

“La digitalizzazione delle spese del flusso approvativo ha permesso di evitare la trasmissione ed il maneggio dei documenti cartacei tra le diverse sedi dell’azienda. Non ultima l’archiviazione digitalizzata della documentazione, che permette il mantenimento nel tempo della documentazione, con facilità di reperimento in caso di verifiche da parte del fisco.” 

Annesa Mutti, Cash Manager di Gewiss