La digitalizzazione delle spese aziendali – il caso Gewiss

La digitalizzazione delle spese aziendali – il caso Gewiss

Giovedì 2 dicembre abbiamo partecipato al webinar organizzato da SAP Concur portando il caso di successo di Gewiss. L’azienda, importante realtà del settore elettrotecnico italiano, ha raccontato l’esperienza della digitalizzazione dei processi relativa ai viaggi e alle note spese, realizzata grazie alla piattaforma SAP.

Durante la sessione Pasquale De Luciano e Annesa Mutti, rispettivamente Finance Manager e Cash Management di Gewiss, hanno parlato ai microfoni di SAP con Martina Garau, Business Developer di Ccelera e Barbara Battaglioni, Sales Manager di Anda.

 

Ripercorriamo di seguito insieme i temi principali dell’intervista.

Come venivano gestite in Gewiss le note spese e i viaggi prima dell’adozione di SAP Concur?
“All’interno di Gewiss i viaggi venivano organizzati tramite la segreteria, con scambio di mail e contatti con i referenti che organizzavano il viaggio del dipendente assieme all’agenzia viaggi.
Veniva utilizzato il modulo “Travel” del gestionale SAP, dove la trasferta inserita veniva autorizzata su carta, e la nota spese veniva compilata, stampata e, con i giustificativi, inoltrata all’amministrazione per il controllo e la registrazione.” – ha raccontato Pasquale De Luciano.

Perché Gewiss ha scelto SAP Concur?

L’azienda cercava un prodotto integrato e completo che permettesse una collaborazione diretta con i team interni e con i partner, quali le agenzie viaggi e le emittenti di carte di credito, oltre che l’integrazione con i sistemi contabili operanti di SAP.

Come è stata gestita la collaborazione tra team interni?
Nell’avviare il processo di implementazione per Gewiss è stato necessario capire ed avere chiara visione degli step tecnici ed organizzativi per connettere i vari partner e i referenti con i team Finance ed HR.
Nel processo fondamentale è stata l’inclusione del team IT dell’azienda, perchè potesse prontamente contribuire a organizzare le integrazioni necessarie.

Formazione e processo di adoption di SAP Concur:

CONCUR è una soluzione che richiede la collaborazione da parte del dipendente viaggiante, che rispettando la policy aziendale in autonomia gestisce l’autorizzazione alla trasferta, la prenotazione del viaggio e la consuntivazione della nota spese, con l’ausilio di processi dematerializzati.
Il dipendente dopo una formazione iniziale con sessioni registrate e un manuale a supporto ha visto cambiare il suo modo di operare, ed è diventato promotore di questo cambiamento, beneficiando da subito di tutti i vantaggi implementati e dimenticando immediatamente i processi obsoleti e i formati cartacei fino a quel momento utilizzati.

Quali sono stati per Gewiss i reali vantaggi portati da SAP Concur?

“La gestione on-line dei flussi approvativi, l’integrazione automatica delle transazioni delle carte di credito e dell’agenzia viaggi hanno consentito una puntuale e corretta redazione dell’intero processo.
La digitalizzazione delle spese del flusso approvativo ha permesso di evitare la trasmissione ed il maneggio dei documenti cartacei tra le diverse sedi dell’azienda.
Non ultima l’archiviazione digitalizzata della documentazione, che permette il mantenimento nel tempo della documentazione, con facilità di reperimento in caso di verifiche da parte del fisco.” – ha affermato Annesa Mutti.

Come ha aiutato SAP Concur nel decision making?

L’attenta classificazione preventiva delle voci di costo  nell’implementazione di Concur e la strutturazione di idonee statistiche hanno permesso al management di tenere sotto controllo le spese e di poter prendere le opportune decisioni basandosi sui dati restituiti dalla piattaforma.

Quali i risultati dell’adozione di SAP Concur?

  • Responsabilizzazione del dipendente per una gestione autonoma del viaggio
  • Disamina del manager della richiesta di trasferta nelle varie componenti
  • Effettuazione della trasferta in compliance della policy HR
  • Conoscenza e gestione da parte di HR in qualsiasi momento dello status di assenza del dipendete
  • Snellimento dei processi autorizzativi con flow dedicati
  • Integrazione di tutti i processi di prenotazione con agenzia viaggi
  • Redazione della nota spese con collegamento automatico ai movimenti della carta di credito e le spese prenotate all’interno portale
  • Eliminazione dei supporti e della documentazione cartacea con processi di archiviazione sostitutivi mediante l’utilizzo di App
  • Monitoraggio delle voci di costo tramite dati e statistiche reali

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