SAP CONCUR: Il futuro potrebbe essere più vicino di quanto si pensi.

SAP CONCUR: Il futuro potrebbe essere più vicino di quanto si pensi.

In un futuro non lontano:
Silvia
 è in metropolitana e sta chattando con Francesca, che si trova su un aereo diretto a Venezia, e Marco, che corre sul tapis roulant a Milano.
C’è un problema da risolvere.

Oggi a Roma occorre un intervento immediato, di persona.

Silvia avvicina lo smartphone al viso e convoca il suo assistente: “Devo andare a Roma il prima possibile.” “Quando deve arrivare?” chiede l’assistente. “Questo pomeriggio…” risponde Silvia. “Ecco due opzioni”, propone l’assistente: “Il treno ad alta velocità la porta a destinazione, ma non prima delle 18:30. Poi c’è un volo che arriva alle 16:20″

Silvia riflette un istante. “Devo essere sul posto prima della convocazione.” “Un attimo” dice la voce all’altro capo. “Voglio controllare alcuni strumenti di prenotazione aerea… ecco, ho trovato. Che ne dice di un volo che la porta a destinazione alle 14:15?” “Perfetto!” dice Silvia, appoggiando la schiena al sedile. “Mi serve anche…” “Un hotel? Lo stesso dell’ultima volta”, la precede l’assistente. “Sì, quello andrà benissimo”, concorda Silvia. “Visto che sarete impegnati, ordino da mangiare per lei e la squadra? Pizza? Ho il sospetto che farete un po’ tardi questa sera.” “Sì, grazie.” “È stato un piacere”, ribadisce l’assistente.
 

L’assistente di viaggio è un’app che propone unicamente opzioni contemplate dalla policy aziendale.

 

Nel corso di questa breve conversazione, l’assistente ha filtrato decine di opzioni di viaggio, anticipato le esigenze della viaggiatrice e consultato il calendario, la posta elettronica e le preferenze di Silvia.

Dietro le quinte, i leader del finance e i travel manager ottengono la visibilità di cui hanno bisogno in uno scenario in cui i budget si aggiornano in automatico e i dati affluiscono in tempo reale in un sistema analitico completo flessibile.

Le spese vengono collegate al progetto corrispondente e tutto si svolge nel rispetto della policy. In effetti non potrebbe essere altrimenti perché l’assistente di viaggio è un’app che propone unicamente opzioni contemplate dalla policy aziendale.

 

Il futuro potrebbe essere più vicino di quanto si pensi.

 

Le basi in realtà sono già state gettate. Tecnologie intelligenti, experience management, machine learning, assistenti virtuali e altri fattori stanno convergendo per dare vita a nuova realtà per il modo in cui lavorare, viaggiare e spendere per conto delle nostre organizzazioni.

La gestione degli esborsi per trasferte e note spese nei vari settori di un’organizzazione, di qualsiasi dimensioni essa sia, è un’attività complessa, ma tanto più necessaria per il numero di collaboratori che investe.

La strategia prevalente per il controllo potrebbe apparire in controtendenza: con tutte le variabili di cui tener conto oggi e tutte quelle che ha in serbo il futuro, le aziende non riescono a gestire viaggi e note spese inondando sempre più di regole i dipendenti, e si trovano quindi costrette a tendere verso un modello di gestione attraverso la trasparenza.

Puntando su tecnologie che offrono visibilità sulla spesa e capacità di applicare policy e negoziare tariffe, le organizzazioni non solo promuovono la compliance, ma risparmiano denaro e rendono i dipendenti più soddisfatti e sicuri.

Dopo una lunga giornata a Roma, con il progetto riportato in carreggiata, Silvia sta finalmente tornando in albergo, quando riceve una notifica. Si è appena liberato un posto in un volo di ritorno che parte prima dell’altro. Se si muove subito, riesce a prenderlo. Il suo assistente virtuale cambia la destinazione della vettura, la conduce al controllo bagagli più rapido e, una volta sistemata a bordo, annulla la prenotazione alberghiera. Poche ore dopo arriva a casa, appena in tempo per rimboccare le coperte alla figlia e leggerle la favola della buonanotte.

SAP Concur sta conducendo la gestione dei viaggi e delle note spese verso il futuro, non solo per gli evidenti vantaggi di business, ma anche per il non altrettanto scontato vantaggio del coinvolgimento dei dipendenti.

 

Già oggi app e strumenti desktop consentono agli utenti di Concur Travel e Concur Expense di lavorare dove desiderano affidandosi a una soluzione approvata ex ante, ma se devono effettuare una prenotazione diretta, Concur TripLink acquisisce i dati dai fornitori collegati.

Inoltre, grazie all’accentramento degli itinerari in una piattaforma connessa, i viaggiatori sono un passo avanti, perché i loro dati di prenotazione confluiscono automaticamente nelle note spese, i dati di spesa vengono girati ai responsabili dell’area finance e ai travel manager, che così possono assumere decisioni aziendali più intelligenti, mentre i dati di spesa favoriscono l’adempimento degli obblighi di diligenza con Concur Locate e il monitoraggio attivo.

Lungo il tragitto, strumenti come TripIt Pro assistono i viaggiatori indicando loro quando lasciare l’aeroporto, avvisandoli degli eventuali cambi di gate e offrendo suggerimenti su come muoversi tra luoghi sconosciuti e costumi locali.

E questo è solo l’inizio. Quando il dipendente in trasferta è più soddisfatto e si sente al sicuro, è anche più produttivo. È più facile per lui rispettare tutte le regole quando gli strumenti per viaggi e note spese lo accompagnano ovunque vada.

Le organizzazioni, dal canto loro, usufruiscono di una migliore visibilità e possono applicare tariffe negoziate persino alle prenotazioni dirette con un ecosistema di partner e connessioni. Sia i dipendenti che i datori di lavoro dormono sonni più tranquilli sapendo che dispongono di un sistema di obblighi di diligenza che copre tutti i membri dell’organizzazione.

Per ulteriori informazioni su SAP, SAP Concur, la gestione dei viaggi e delle note spese, o l’Intelligent Spend Management, parla oggi stesso con un nostro consulente ccelera compilando il seguente form.