I direttori HR e i responsabili IT stanno sempre più adottando soluzioni cloud per la gestione della documentazione dei dipendenti, che nella sua versione non centralizzata richiede competenze interne e ulteriori budget di manutenzione e aggiornamento. Una piattaforma HR digitale per la gestione e la centralizzazione dei dati dei dipendenti consente alle aziende di liberare risorse interne e di ottenere la flessibilità necessaria per accelerare la crescita dell’azienda.
La riduzione dei tempi di assunzione, l’aumento dell’employee retention, il rafforzamento dell’engagement dei dipendenti e il rispetto delle policy aziendali sono elementi fondamentali per l’ottimizzazione dei processi HR.
Il passaggio a una piattaforma HR digitale risulta però complesso in mancanza di un partner certificato. Le organizzazioni che hanno già avviato, grazie al supporto di Ccelera, il processo di transizione alla tecnologia cloud-enabled e gestiscono i dati dei dipendenti tramite SAP SuccessFactors, sono riuscite a semplificare i flussi di lavoro, aumentare l’efficienza operativa e migliorare l’esperienza dei dipendenti.
I 10 vantaggi della soluzione integrata Extended Enterprise Content Management e SAP SuccessFactors
1. Supporto al lavoro ibrido con accesso da qualsiasi luogo
Extended ECM consente di accedere ai documenti HR in modo flessibile da qualsiasi posizione, facilitando il lavoro remoto e migliorando l’efficienza delle attività.
2. Semplificazione dell’esperienza di accesso online
Grazie all’integrazione diretta con SAP SuccessFactors, l’accesso ai documenti HR diventa semplice ed efficiente, migliorando la fruibilità delle informazioni aziendali.
3. Automazione della creazione dei documenti dei dipendenti
Extended ECM automatizza la generazione di documenti HR, ottimizzando i processi HR e riducendo il lavoro manuale.
4. Gestione integrata del ciclo di vita dei documenti
L’integrazione end-to-end dei documenti HR semplifica le attività amministrative e rende più efficiente la gestione dei dati dei dipendenti.
5. Strumenti self-service per HR e dipendenti
La soluzione fornisce strumenti self-service che consentono ai team HR e ai dipendenti di accedere e creare rapidamente documenti HR, migliorando la produttività complessiva.
6. Miglioramento della sicurezza e l’audit dei documenti
Extended ECM garantisce un elevato livello di sicurezza per i documenti dei dipendenti e offre un audit completo, fornendo maggiore trasparenza e protezione dei dati sensibili.
7. Conformità semplificata dalla conservazione intelligente
Grazie alla conservazione basata sui dati, la soluzione aiuta a mantenere la conformità con le normative relative ai documenti HR, semplificando il processo di gestione dei documenti sensibili.
8. Aggiornamenti e nuove funzionalità regolari
La costante implementazione di miglioramenti e nuove funzionalità in Extended ECM garantisce una soluzione all’avanguardia che si adatta alle esigenze aziendali in continua evoluzione.
9. Piattaforma scalabile e flessibile
L’infrastruttura di Extended ECM è progettata per supportare la crescita aziendale, consentendo di gestire grandi quantità di dati HR in modo efficiente.
10. Adattamento rapido ai cambiamenti con le API disponibili
Grazie all’utilizzo delle API (Application Programming Interface), Extended ECM offre maggiore flessibilità nell’integrazione con altre soluzioni e facilita l’adattamento alle mutevoli esigenze aziendali e tecnologiche.
Approfondisci i principali vantaggi della trasformazione dei processi HR
- Un archivio digitale completo per candidati e dipendenti
La soluzione OpenText entra in azione dal momento in cui si riceve un modulo di candidatura. I documenti archiviati direttamente all’interno di SAP SuccessFactors durante l’assunzione, l’onboarding e l’impiego, vengono gestiti insieme alle comunicazioni in uscita in un unico spot digitale accessibile da qualsiasi luogo. I dipendenti possono accedere ai propri dati utilizzando il nome utente e la password SAP SuccessFactors da qualsiasi dispositivo.
- Conservazione end-to-end semplificata e conforme
I documenti dei dipendenti e dei candidati vengono creati e archiviati istantaneamente all’interno della piattaforma e sottoposti a un controllo mirato per migliorare il programma di conformità IT. Il software registra automaticamente gli eventi del ciclo di vita del dipendente, il tipo di documento, lo stato e i dettagli di accesso dell’utente.
La soluzione Extended Enterprise Content Management fornisce a SAP SuccessFactors l’archiviazione automatica dei documenti, il tracciamento dei movimenti e della search. La piattaforma è anche in grado di rilevare se i documenti sono mancanti o non aggiornati, con un immediato avviso ai dipendenti e al team HR.
- Comunicazione HR dinamica per una migliore employee experience
L’esigenza di offrire ai dipendenti un’esperienza connessa è al centro delle priorità. Per migliorare la comunicazione con i dipendenti, la piattaforma offre uno strumento di corrispondenza globale che consente ai professionisti delle risorse umane, ai manager e ai dipendenti di creare comunicazioni personalizzate tramite strumenti self-service.
All’interno della piattaforma, i documenti possono essere generati automaticamente come parte di un processo HR digitale, eliminando così la necessità di ulteriori fasi di interazione con l’utente. Anche le comunicazioni automatizzate possono essere generate come parte di un processo. Con pochi clic, migliaia di documenti possono essere spedite, firmati, restituiti e archiviati nella cartella corretta in pochi minuti. La piattaforma include anche l’integrazione con le applicazioni di firma digitale.
Gestione estesa dei contenuti aziendali (ECM) per SAP SuccessFactors
OpenText Extended ECM per SAP SuccessFactors è una soluzione aziendale completa che offre un sistema integrato, sicuro e conforme per la gestione dei documenti HR, con accesso diretto da SAP SuccessFactors. Questa soluzione consente ai professionisti delle risorse umane di creare e gestire facilmente i documenti relativi all’onboarding, ai dipendenti e ai candidati.
Grazie al modulo esteso per SAP SuccessFactors, i documenti generati durante i processi HR o provenienti da un’applicazione HR preesistente, sono controllati e archiviati in una posizione specifica con accesso e controllo di sicurezza granulare. Le funzioni di conservazione dei documenti assicurano, inoltre, che i documenti siano soggetti a una governance adeguata, coprendo l’intero ciclo di vita dei dipendenti, dall’onboarding all’offboarding.
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Ccelera è il Silver Partner OpenText ed Expert nelle soluzioni SAP SucessFactors HCM che supporta le aziende nell’implementazione di Extended ECM e SAP SuccessFactors, contribuendo a migliorare i livelli di efficienza nella gestione dei documenti HR.
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