Hai aggiornato i sistemi di tracciabilità di viaggi e note spese? Le novità 2025.

Perché questa novità?

L’obiettivo principale di questa misura è ridurre i rischi di evasione fiscale e aumentare la trasparenza delle transazioni aziendali. Utilizzando mezzi di pagamento tracciabili, sarà più facile per le autorità fiscali monitorare e verificare le spese aziendali, garantendo una gestione più rigorosa e corretta dei rimborsi.

Impatti sui lavoratori autonomi e collaboratori

Anche i lavoratori autonomi e i collaboratori che operano con le aziende dovranno adeguarsi a queste nuove regole. Le spese sostenute per trasferte e rappresentanza dovranno essere effettuate tramite mezzi di pagamento tracciabili per poter essere dedotte fiscalmente.

Come adeguarsi?

Le imprese hanno a disposizione numerose soluzioni digitali che facilitano l’amministrazione delle note spese e assicurano la conformità alle normative aggiornate. SAP Concur, ad esempio, consente di rendere automatico il monitoraggio dei costi aziendali, incrementando l’accuratezza e diminuendo la possibilità di commettere errori.

Tra le funzionalità di SAP Concur:

• l’importazione automatica delle transazioni: possibilità di collegare le spese aziendali ai sistemi di gestione contabile, sia su conti personali che aziendali.
• La personalizzazione dei campi di spesa: modifica dei valori (es. metodo di pagamento) e creazione di campi custom per distinguere pagamenti tracciabili e non.
• L’alert e notifiche automatiche: promemoria per i dipendenti sulle regole di spesa e segnalazioni per l’amministrazione sul controllo dei giustificativi.
• Il supporto alla verifica delle spese: strumenti come Intelligent Audit aiutano a controllare la presenza di ricevute e il rispetto delle normative.

Come digitalizzare le note spese in conformità con la normativa vigente?

Ccelera, in partnership con Intesa, azienda del Gruppo Kyndryl, può supportarti nella gestione di questi cambiamenti, oltre che semplificare notevolmente il rapporto tra gestione finanziaria e compliance normativa, grazie alla soluzione Ccelera Expense Preservation.