Cos’è VIM
VIM è un add-on SAP offerto da OpenText. Questo prodotto viene quindi installato all’interno di SAP andando ad integrarsi con tutti i moduli presenti.
VIM permette la ricezione delle fatture passive, in modo tale da realizzare una sorta di preacquisizione della registrazione contabile e aiutare l’utente alla registrazione vera e propria.
Vendor Invoice Management by OpenText fa però molto di più e infatti possono essere attivati altri processi, tra i quali spiccano la ricezione e la gestione di bolle di consegna, ordini di vendita, conferma ordini, avviso di pagamento e altro ancora.
Quali sono i vantaggi di VIM
In questo articolo andremo a presentare in particolare il processo di ricezione e contabilità fattura. VIM permette di coinvolgere responsabili di diversi uffici, dalla contabilità fornitori agli addetti al magazzino, indirizzandoli in un unico cruscotto. In questo modo si velocizzano i tempi di comunicazione e di risoluzione di eventuali problematiche inerenti alla contabilizzazione della fattura.
VIM permette la compilazione automatica dei dati di contabilità in modo tale da diminuire il più possibile l’errore umano, con una conseguente maggiore fiducia da parte dei fornitori che così non avranno più problemi dovuti ai ritardi sui pagamenti.
Tutto ciò porta quindi ad una riduzione dei tempi di contabilizzazione, con possibilità di automatizzare il processo evitando l’intervento da parte dell’utente: avremo quindi una registrazione automatica da parte del sistema.
VIM permette anche di andare ad attivare un flusso approvativo, sia pre che post registrazione della fattura.
Perché scegliere Vendor Invoice Management
Come scritto in precedenza, Vendor Invoice Management dà la possibilità di ridurre i tempi di contabilizzazione andando ad automatizzare, laddove possibile, la registrazione stessa delle fatture.
Per poter realizzare questo processo, a seconda delle esigenze del cliente, Ccelera è in grado di proporre una lettura personalizzata delle quietanze, in particolar modo di quelle in formato elettronico così da poter popolare automaticamente i dati contabili, sia a livello d’ordine che senza.
Un esempio d’informazioni che riusciamo a mappare dal file XML sono Bollo, CONAI, CIG, CUP. Ma possiamo andare a leggere anche informazioni da altri file collegati alla fattura, come ad esempio DURC, ID SDI, data ricezione SDI.
Siamo in grado di andare a gestire la registrazione automatica delle fatture di diverse tipologie, come ad esempio energy, trasporti, spese carburanti, utilities.
Nel caso in cui l’automatismo non fosse possibile per problematiche contabili, il sistema è in grado d’individuare l’errore, attraverso una gestione di determinati controlli.
Ad esempio, Ccelera, per agevolare la contabilità fornitori nelle casistiche collegate agli ordini, è in grado di proporre un controllo puntuale sulle discrepanze di entrata merci rispetto a quanto riportato in fattura. In questo modo vengono isolati più velocemente i casi che portano alla mancata registrazione, migliorando il coinvolgimento dell’ufficio acquisti e velocizzando così i tempi di risoluzione del problema.
Ccelera è inoltre in grado di andare a gestire le localizzazioni specifiche del paese, come per esempio la gestione di PA in Italia, tracciati elettronici, sia europei che non comunitari, Nota Fiscal brasiliana, Fapiao con l’integrazione del portale Golden Tax System.
Infine, Ccelera è in grado di andare a gestire il flusso approvativo pre e/o post registrazione della fattura, andando ad adattare il diagramma di flusso di lavoro in base alle esigenze del cliente, non rimanendo bloccati ad una configurazione lineare.
Caratteristiche e come funziona
Le fasi di lavoro di VIM si basano in macro-flussi:
- Creazione del documento VIM
- Indirizzamento del documento in un determinato flusso
- Completamento dei dati
- Registrazione fattura
La creazione del documento VIM comprende la fase iniziale di ricezione e lettura della fattura, andando quindi a compilare i dati minimi utili alla contabilizzazione della fattura stessa.
La fase di determinazione flusso va ad indicare qual è la tipologia di registrazione che dev’essere fatta.
La soluzione base VIM predispone tre flussi principali:
- Fatture con Ordine. Quindi predisposti alle registrazioni contabili a fronte di Ordine d’Acquisto;
- Fatture senza Ordine. Quindi che non prevedono registrazioni a fronte di OdA;
- Fatture di anticipo.
La terza fase, quella del completamento dei dati, prevede il coinvolgimento degli utenti in quanto il sistema andrà a segnalare eventuali “problematiche” risolvibili solo dall’utente stesso.
Queste problematiche vengono chiamate “Eccezioni”. Per ogni eccezione sarà coinvolto un ufficio specifico in base alla tipologia di errore che si presenta.
Ad esempio, se sono presenti delle incoerenze sull’OdA potrà essere coinvolto direttamente l’ufficio acquisti.
Questi uffici in VIM vengono rappresentati dai Ruoli VIM.
Il sistema predispone fino a 110 eccezioni preconfigurate, attivabili e modificabili a seconda delle esigenze dell’azienda.
I ruoli presenti sono 52, anche in questo caso attivabili e modificabili a seconda delle proprie preferenze.
Una volta risolte tutte le problematiche si potrà passare alla quarta ed ultima fase: la registrazione della fattura.
Integrazione con altri sistemi
Per poter permettere la ricezione delle fatture passive lo standard VIM permette l’integrazione tramite:
- la versione full di SAP eDocument;
- l’utilizzo di IDOC ricevuti su SAP da ARIBA.
Per poter leggere fatture passive in formato PDF è possibile l’utilizzo dell’OCR offerto da OpenText: il Business Center Capture.
Inoltre, è possibile adattare VIM in base a soluzioni che non siano totalmente standard.
Conclusioni
SAP Invoice Management by Opentext è uno strumento utile che agevola l’utente alla verifica fattura grazie alla sua propensione all’adattamento del cliente. Più il sistema verrà aiutato alla lettura dei dati presenti più questo porterà poi ad un automatismo di registrazione delle fatture.
Da sottolineare infine che, VIM non gestisce solo la fatturazione elettronica italiana, ma prevede la configurazione standard di molti tracciati elettronici e copre molte casistiche d’uso e paesi. Come ad esempio: Germania, Serbia, Croazia, India, ecc. Nel caso in cui lo standard non fosse sufficiente, Ccelera è in grado di andare a modificare il sistema in modo tale da poter prevedere anche diverse casistiche.
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